Chez McCarthy Tétrault, nous offrons des perspectives de carrière stimulantes et enrichissantes et sommes fiers d’avoir été classés au Palmarès des 100 meilleurs employeurs du Canada et au Palmarès des meilleurs employeurs pour la diversité au Canada pour la onzième année consécutive en 2023. Notre culture repose sur l’excellence professionnelle, la collaboration, l’innovation, le leadership éclairé et l’entrepreneuriat. Nous valorisons l’inclusion sous toutes ses formes et donnons aux membres du cabinet les outils et les occasions nécessaires pour leur permettre de se réaliser pleinement.

L'employé(e) qui occupera ce poste fera partie d'une équipe bilingue et sera amené(e) à travailler sur des documents en français ou en anglais pour des avocats, des clients ou des professionnels qui ne comprennent et ne communiquent qu'en anglais ou en français. Certaines demandes seront envoyées uniquement en français ou en anglais, il est donc nécessaire au bon fonctionnement des opérations d'avoir des employés bilingues disponibles en tout temps afin de répondre aux demandes. Le bilinguisme (français et anglais) et donc requis pour ce poste.

Ce poste est situé à Montréal. Chez McCarthy Tétrault les employé(e)s bénéficient d'une formule de travail hybride.

À titre de Adjoint(e) administratif(ve) et facturation - Immigration (Bilingue), vos tâches seront les suivantes :

Administration

• Préparer, modifier, mettre en forme, imprimer, numériser et réviser la correspondance, les notes de service, les rapports, des documents promotionnels, des présentations ou tout autre document conformément aux exigences établies par le groupe de pratique;
• Effectuer diverses tâches administratives, incluant l’organisation des dossiers électroniques et la sauvegarde des documents dans le système de gestion de documents conformément aux exigences établies par le groupe de pratique;
• Prendre les mandats téléphoniques, incluant notamment l’entrée des données requises, la préparation du sommaire, les vérifications diverses et le suivi avec l’avocat.
• Examiner et acheminer le courrier et les télécopies reçus; préparer et traiter le courrier et les télécopies à envoyer; prendre des dispositions pour obtenir des services spéciaux de courrier ou de messagerie au besoin;
• Au besoin, coordonner les activités avec le personnel des secteurs fonctionnels (Photocopie, Messagerie, Marketing, Service de traduction, etc.);

Soutien aux avocats

• Recevoir, traiter, filtrer et diriger les appels reçus, selon les directives des avocats; répondre aux demandes de renseignements courants et aux demandes des clients; prendre les messages et planifier des rencontres, au besoin. 
• Coordonner les préparatifs relatifs aux déplacements des avocats, notamment en préparant des itinéraires, des notes de frais et comptes de dépenses.
• Mettre régulièrement à jour les noms et les adresses des personnes-ressources dans la base de données des clients.
• Coordonner les réunions avec les clients, notamment en réservant des salles et en prenant des dispositions quant aux services alimentaires ou à l’équipement audiovisuel nécessaires.
• Fournir un soutien constant aux membres de l’équipe; travailler de manière proactive, positive et productive en tant que membre de l’équipe;
• Maintenir et mettre à jour ses connaissances professionnelles en cernant et en saisissant les occasions de formation;
• Effectuer d’autres tâches assignées.

Facturation

• En collaboration avec la superviseure facturation et administration, coordonner le processus d’ouverture de dossiers, incluant le suivi des modifications nécessaires, conformément aux exigences établies par le groupe de pratique;
• Coordonner le processus interne de réquisition de chèques (canadien et US) dans Coupa, incluant les diverses communications avec les fournisseurs externes;
• Sous la supervision de la superviseure, facturation et administration, réviser les narratifs afin de s’assurer que les dossiers sont factures dans la langue appropriée et identifier les changements une révision par l’avocat;
• Vérifier que les bons taux horaires sont appliqués selon les directives fournies par l’avocat au dossier et/ou la superviseure, facturation et administration.
• Agir à titre d’intermédiaire auprès des avocats concernant l’ouverture et l’administration des dossiers clients.
• Coordonner le processus de lettre mandat, incluant les avances au compte en fidéicommis.

Le ou la candidat(e) idéal(e) se distinguera par le profil suivant :

• Formation post-secondaire en secrétariat ou en administration de bureau.
• Expérience de travail dans un milieu de services professionnels.
• Faire preuve d’un grand souci du détail et d’excellentes compétences organisationnelles.
• Initiative dans l’exécution des tâches.
• Compétence en traitement de texte, en orthographe, en correction d’épreuves et en édition.
• Grande discrétion et respect de la confidentialité.
• Bilinguisme (français et anglais, parlé et écrit).

McCarthy Tétrault offre aux membres de son équipe :

• Des avantages sociaux exceptionnels dès le premier jour incluant une couverture d’assurance collective payée par le cabinet, un programme de bien-être et une allocation de dépenses en technologie.
• Une rémunération concurrentielle, le paiement des heures supplémentaires et des congés généreux, y compris une journée de congé pour activités bénévoles et une journée de congé pour votre fête.
• Des occasions de croissance et de perfectionnement professionnel à tous les échelons, selon une culture qui encourage et valorise pleinement la rétroaction fondée sur le dialogue.
• La possibilité de s’impliquer fréquemment dans la communauté et un engagement envers l’équité, la diversité et l’inclusion.
• Une culture axée sur la collaboration et la cohésion où les avocats et les équipes commerciales travaillent de concert à un objectif commun.

Nous remercions tous les candidat(e)s de leur intérêt à l’égard de McCarthy Tétrault; cependant, seul(e)s les candidat(e)s sélectionné(e)s seront contacté(e)s. Nous regrettons de ne pouvoir répondre individuellement à tous les candidat(e)s. McCarthy Tétrault souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et favorise un milieu de travail inclusif, équitable et accessible. Nous vous encourageons à communiquer avec nous si vous avez besoin d’un accommodement dans le cadre du processus de recrutement.